Office Assistant/recepční

Bohemia Interactive  |   Location: Brno  |   Type of Contract: Full-time

Ahoj! Jsme 14členný operations tým sídlící na třech pobočkách společnosti Bohemia Interactive a hledáme mezi sebe do Brna na Skořepku šikovného kolegu nebo kolegyni, člověka, který má rád komunikaci s lidmi, je pečlivý, má rád pořádek a dotahuje věci do konce.

Main tasks

Tvojí náplní bude:

  • Přijímání návštěv a starost o zasedací místnosti. Nemusíš mít ale strach, že bys na všechno byl sám/sama. Na recepci budeš se zkušenou kolegyní, která ti pomůže.
  • Správa kalendářů zasedacích místností a rezervace vozového parku v Outlooku. Aut ale nemáme mnoho, pohybujeme se do desítky a zasedací místnosti se používají hlavně pro interní meetingy.
  • Zodpovědnost za plynulý chod pobočky.
  • Kontrola a udržování pořádku v officu - kanceláře, kuchyňky a další společné prostory (máme i relax room).
  • Spolupráce s ostatními odděleními a pobočkami v rámci firmy. Typicky to mohou být další podpůrná oddělení, jako finance a personální. Komunikujeme spolu hlavně přes Slack nebo telefonicky, pokud to nejde osobně.
  • Online nákupy dle požadavků - potraviny, kancelářské potřeby, jízdenky apod. Vše nám přivezou kurýři, takže stačí jen převzít.
  • Vedení pokladny a evidence faktur v el. systému JIRA. Do systému tě samozřejmě zaškolíme a vždy budeš mít po ruce kolegu nebo kolegyni, kteří ti rádi pomohou.
  • Správa dokumentů a interní pošty. Mezi pobočkami si posíláme dokumenty a recepce je prvním místem, kam přijdou. Máme na to jednoduchý, ale efektivní systém, aby se nám nic neztrácelo a měli jsme přehled.
  • Zajištění odevzdání docházek na konci měsíce. Stačí zkontrolovat, jestli mají všichni vyplněno.
  • Evidence inventáře vstupních karet/čipů.
  • Starost o firemní ubytování. V Brně máme vlastní ubytovací kapacity pro kolegy, kteří se za námi relokují. Pokoj jim připravíme a předáme klíče.
  • Správa školení v BOZP a PO systému. Školení probíhá online formou, stačí poslat odkaz a zaznamenat do tabulky.
  • Převoz dokumentů a návštěvy úřadů. V dnešní době už ale jde vyřídit většinu věcí online případně přes kurýry. Občas se ale může stát, že někam potřebujeme zajít.
  • Jednání s dodavateli například ohledně kancelářských potřeb a antigenních testů. Jejich výběr bude ale mít na starosti zkušenější kolegyně.
  • Pomoc při pořádání firemních akcí. Před nedávnem jsme pořádali team building pro všechny kolegy, takže si asi dokážeš představit, že to chvíli zabralo :-). Kromě velkých akcí pořádáme i menší pro pobočku nebo jen oddělení/projekt.

Education/Skills

Koho hledáme:

  • Samostatného člověka, který má chuť se učit nové věci. 
  • Člověka, který dokáže pracovat ve velkém tempu a poradí si i s nečekanými a nárazovými úkoly. U nás se totiž věci dokážou změnit z týdne na týden. Práce nás ale baví a tebe musí taky. Chce to prostě nadhled.
  • Měl/a bys mít min. SŠ vzdělání a aktivní znalost mluvené AJ, protože zhruba třetina kolegů nepochází z ČR.
  • Pokud budeš mít zkušenosti s Office 365 a programy JIRA a Confluence, je to pro tebe výhoda. Pokud ne, rádi tě zaškolíme.
  • Bude se ti hodit i řidičský průkaz sk B. Často je jednodušší jet firemním autem.

Benefits

Co ti nabízíme:

  • Máme neformální firemní kulturu.
  • Benefity: 27 dní dovolené, roční bonus, stravenkový paušál, benefitní program.
  • Jsme stabilní firma s mezinárodním prostředím, ale nejsme korporát.
  • Smlouvu na rok a pak doba neurčitá.
  • Pracovní doba je po-pá 4hod/denně.
  • Espresso denně tolikrát, kolikrát budeš chtít, stejně jako čaj, ovoce, zelenina.
  • Všechny naše hry dostaneš samozřejmě zdarma.
  • Nemáme žádný psaný dresscode, za to máme dog-friendly office :-).

Jestli chceš být součástí našeho týmu, pošli nám své CV v ČJ a AJ. Dáš-li si práci s motivačním dopisem, rádi si ho přečteme.